Limit kasy fiskalnej w działalności nierejestrowanej 2027

Najważniejsze fakty (TL;DR)

• Limit zwolnienia w NDG: 20 000 zł rocznego obrotu B2C (sprzedaż dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych)
• Rozporządzenie: Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r., Dz.U. 2024 poz. 1902
• Okres obowiązywania: do 31 grudnia 2027 r. (zasady utrzymane)
• Obowiązek od 1. sprzedaży: usługi fryzjerskie, kosmetyczne, kosmetologiczne, naprawy pojazdów, prawnicze, doradcze, lekarskie, stomatologiczne, gastronomia stacjonarna i inne z § 4 rozporządzenia
• Termin instalacji po przekroczeniu: 2 miesiące licząc od końca miesiąca, w którym przekroczono próg
• Sprzedaż B2B (dla firm) nie wlicza się do limitu 20 000 zł
• Limit 20 000 zł jest niezależny od kwartalnego limitu NDG (10 813,50 zł w 2026 r., 11 137,50 zł w 2027 r.)
• Rozpoczynasz w trakcie roku? Limit liczony proporcjonalnie do liczby dni sprzedaży
• Sprzedaż na Etsy, OLX, Vinted – możliwe zwolnienie przy płatności bezgotówkowej z dokumentacją (§ 2 rozporządzenia)
• Ulga na zakup pierwszej kasy: do 700 zł zwrotu z urzędu skarbowego (art. 111 ust. 4 ustawy o VAT)

Podstawa prawna: art. 111 ust. 1 ustawy o VAT + § 3 i § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902)
Stan prawny: 18 września 2026 r.

Kasa fiskalna w NDG – definicja

Kasa fiskalna to urządzenie ewidencjonujące sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) i rolników ryczałtowych. W działalności nierejestrowanej obowiązek jej posiadania powstaje po przekroczeniu 20 000 zł rocznego obrotu B2C lub od pierwszej sprzedaży – w przypadku branż wymienionych w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902). Podstawą prawną obowiązku ewidencjonowania jest art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Czy w NDG potrzebujesz kasy fiskalnej – krótka odpowiedź

W większości przypadków nie. Działalność nierejestrowana z założenia jest formą drobnej działalności zarobkowej, dlatego ustawodawca przewidział dla niej te same zwolnienia z kasy fiskalnej, co dla małych przedsiębiorców prowadzących pełną działalność gospodarczą.

Twoja sytuacja zależy od dwóch pytań:

Pytanie 1: Czy Twoja branża wymaga kasy od pierwszej sprzedaży?

TAK → Musisz mieć kasę od dnia rozpoczęcia działalności

NIE → Przejdź do pytania 2

Pytanie 2: Czy Twoja roczna sprzedaż B2C przekroczy 20 000 zł?

TAK → Musisz mieć kasę po przekroczeniu progu (2 miesiące na instalację)

NIE → Jesteś zwolniony z obowiązku posiadania kasy

Jeśli prowadzisz drobną sprzedaż dla osób fizycznych, np. rękodzieło, korepetycje, drobne projekty graficzne dla osób prywatnych – w większości przypadków nie potrzebujesz kasy fiskalnej.

Jeśli natomiast prowadzisz usługi fryzjerskie, kosmetyczne lub naprawy pojazdów – kasa jest obowiązkowa niezależnie od wysokości obrotów, nawet w ramach działalności nierejestrowanej.

Limit 20 000 zł – jak go liczyć w praktyce

Zwolnienie z kasy fiskalnej do progu 20 000 zł wynika z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902). Limit obowiązuje do 31 grudnia 2027 r. i obejmuje obrót z tytułu dostawy towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Co wlicza się do limitu 20 000 zł

Wlicza się wyłącznie sprzedaż na rzecz:

• Osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (klienci prywatni)
• Rolników ryczałtowych

Nie wlicza się:

• Sprzedaży dla firm (B2B) – sprzedaż firmom co do zasady nie „zjada" limitu, bo nie jest sprzedażą do osób fizycznych nieprowadzących działalności
• Sprzedaży zwolnionej przedmiotowo (np. niektóre usługi edukacyjne na podstawie odrębnych przepisów)
• Środków trwałych i wartości niematerialnych

Jak liczyć w pierwszym roku działalności

Jeśli rozpoczynasz sprzedaż dla konsumentów w trakcie roku, limit wylicza się proporcjonalnie do liczby dni sprzedaży w danym roku podatkowym:

Limit proporcjonalny = 20 000 zł × (liczba dni od rozpoczęcia / 365)

Przykład: Anna zaczyna NDG 1 lipca 2026 r. Do końca roku ma 184 dni działalności.

Limit dla Anny w 2026 = 20 000 × (184 / 365) = 10 082,19 zł

Czyli Anna w 2026 r. może sprzedać dla osób fizycznych maksymalnie 10 082,19 zł, żeby pozostać zwolniona z kasy. Od 1 stycznia 2027 r. jej limit „resetuje się" do pełnych 20 000 zł.

Kiedy próg 20 000 zł jest „wyczerpany"

Próg liczony jest rocznie i resetuje się 1 stycznia każdego roku. Ważny szczegół – jeśli w danym roku nie przekroczysz wartości sprzedaży 18 958,90 zł, w kolejnym roku wciąż dysponujesz pełną kwotą zwolnienia 20 000 zł. Po przekroczeniu progu tracisz zwolnienie i musisz mieć kasę.

Pełna lista branż z obowiązkiem kasy od pierwszej sprzedaży

Lista wynika z §4 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. Branże te są wyłączone z jakichkolwiek zwolnień z kasy fiskalnej – kasa jest obowiązkowa od pierwszej sprzedaży, nawet jeśli sprzedasz raz w roku za 50 zł.

Sprzedaż towarów – obowiązek od pierwszej sprzedaży

Świadczenie usług – obowiązek od pierwszej sprzedaży

Co to oznacza w praktyce

Jeśli świadczysz którąkolwiek z powyższych usług w ramach działalności nierejestrowanej:

• Limit 20 000 zł Cię nie dotyczy – kasę musisz mieć od początku
• Każdy paragon musi być wystawiony przez kasę fiskalną
• Brak kasy = poważne sankcje finansowe (omawiam je w sekcji 8)

Niektóre osoby błędnie zakładają, że „skoro to działalność nierejestrowana, to mnie nie dotyczy". To poważny błąd – obowiązki kasowe są niezależne od formy prowadzenia działalności.

Kasa fiskalna a limit kwartalny NDG – dwa różne progi

To kluczowa kwestia, która myli wiele osób prowadzących NDG. Limit działalności nierejestrowanej i próg kasy fiskalnej to dwa zupełnie odrębne progi, regulowane przez różne akty prawne i pełniące różne funkcje.

Porównanie obu progów

Dlaczego musisz pilnować obu naraz

W praktyce obie sytuacje mogą wystąpić niezależnie:

Scenariusz 1: Sprzedajesz produkty cyfrowe B2B (kursy online dla firm). Możesz osiągnąć 40 000 zł rocznie i przekroczyć kwartalny limit NDG, ale nigdy nie przekroczysz progu kasy fiskalnej, bo cała Twoja sprzedaż jest dla firm.

Scenariusz 2: Sprzedajesz rękodzieło na targach klientom indywidualnym. Twoja sprzedaż wynosi 25 000 zł rocznie (rozłożone w 4 kwartałach po ~6 250 zł). Mieścisz się w limicie NDG, ale przekraczasz próg kasy fiskalnej – musisz zainstalować kasę.

Przy obowiązujących limitach dla działalności nierejestrowanej możliwa jest sytuacja, w której nie jest wymagane rejestrowanie działalności gospodarczej, ale istnieje obowiązek posiadania kasy fiskalnej.

To właśnie dlatego profesjonalne narzędzia do prowadzenia NDG pokazują oba liczniki jednocześnie – pilnowanie tylko jednego progu może doprowadzić do nieświadomego naruszenia drugiego.

3 realne przykłady – kto musi, kto nie musi

Teoria to jedno, praktyka drugie. Poniżej trzy realne sytuacje pokazujące, jak progi działają w różnych modelach NDG.

Przykład 1: Karolina, kosmetyczka u klienta

Karolina świadczy usługi kosmetyczne (manicure hybrydowy, stylizacja paznokci) z dojazdem do klienta. Średnio obsługuje 8 klientek tygodniowo po 120 zł.

Jej przychody w 2026 r.:

• Tygodniowo: 8 × 120 = 960 zł
• Miesięcznie: ok. 4 000 zł
• Rocznie: ok. 48 000 zł
• Wszystko od osób fizycznych (B2C)

Status Karoliny:

Limit kwartalny NDG: 4 000 × 3 = 12 000 zł kwartalnie → PRZEKROCZONY już w I kwartale (limit 10 813,50 zł)
Limit kasy fiskalnej: usługi kosmetyczne wymagają kasy niezależnie od wysokości obrotów

Wniosek: Karolina nie powinna w ogóle prowadzić NDG w obecnym modelu. Musi:

1. Zarejestrować działalność gospodarczą w CEIDG
2. Zainstalować kasę fiskalną od pierwszego dnia działalności

Przykład 2: Tomek, korepetytor maturalny

Tomek udziela korepetycji z matematyki dla maturzystów. Klienci to wyłącznie osoby fizyczne (uczniowie i rodzice).

Jego przychody w 2026 r.:

• Stawka: 80 zł/godzina
• Średnio 10 lekcji tygodniowo
• Miesięcznie: ~3 200 zł
• Rocznie: ~38 400 zł
• 100% sprzedaży B2C

Status Tomka:

Limit kwartalny NDG: 3 200 × 3 = 9 600 zł kwartalnie → mieści się w 10 813,50 zł
Limit kasy fiskalnej: 38 400 zł rocznie B2C → PRZEKROCZONY próg 20 000 zł

Wniosek: Tomek może pozostać w NDG (mieści się w limicie kwartalnym), ALE musi zainstalować kasę fiskalną po przekroczeniu 20 000 zł. Wystąpi to mniej więcej w połowie roku – około czerwca/lipca. Od tego momentu ma 2 miesiące na instalację.

Co istotne: Korepetycje nie są na liście branż wymagających kasy od pierwszej sprzedaży. Limit 20 000 zł obowiązuje normalnie. Wielu korepetytorów o tym nie wie i niepotrzebnie się stresuje albo pomija ten obowiązek.

Przykład 3: Anna, rękodzielniczka (Etsy + targi)

Anna sprzedaje świece sojowe. Większość sprzedaży idzie przez Etsy (klienci indywidualni z całego świata), część na lokalnych targach, część do sklepów lokalnych.

Jej przychody w 2026 r.:

• Etsy (B2C, płatność online): 14 000 zł rocznie
• Targi (B2C, gotówka): 4 000 zł rocznie
• Sklepy lokalne (B2B – kupują od niej): 8 000 zł rocznie
• Razem: 26 000 zł

Status Anny:

Limit kwartalny NDG: 26 000 / 4 = ~6 500 zł średnio kwartalnie → mieści się
Limit kasy fiskalnej: B2C wynosi 14 000 + 4 000 = 18 000 zł rocznie → mieści się w 20 000 zł, ale blisko progu

Wniosek: Anna jest w komfortowej sytuacji, ale na granicy. Mieści się w obu limitach. Sprzedaż dla sklepów (B2B) nie wlicza się do progu 20 000 zł.

Czerwone światło dla Anny: Jeśli rozkręci sprzedaż na targach do 6 000-7 000 zł rocznie, zbliży się do progu 20 000 zł B2C. Wtedy będzie musiała pilnować obu liczników jeszcze uważniej. Sprzedaż przez Etsy z płatnością online może być zwolniona z kasy fiskalnej na podstawie § 2 rozporządzenia – o tym w kolejnej sekcji.

Sprzedaż online (Etsy, OLX, Vinted) a kasa fiskalna

To osobna, mało znana kwestia. Sprzedaż przez internet może być zwolniona z kasy fiskalnej na innej podstawie niż limit 20 000 zł – dzięki tzw. zwolnieniu przedmiotowemu.

Zwolnienie z §2 rozporządzenia (poz. 36 załącznika)

Sprzedaż przez internet jest zwolniona z kasy fiskalnej, jeśli spełnione są wszystkie trzy warunki jednocześnie:

1. Płatność dokonywana w całości bezgotówkowo – za pośrednictwem poczty, banku, spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej lub systemu płatności online
2. Z dokumentów wynika jednoznacznie, jakiej konkretnej czynności dotyczy płatność i na czyją rzecz
3. Sprzedawca prowadzi ewidencję, z której wynika kwota transakcji, data i dane odbiorcy

Co to oznacza w praktyce

Ważne zastrzeżenie

To zwolnienie nie dotyczy branż z listy §4 (kosmetyka, fryzjerstwo, naprawy pojazdów itd.) – tam kasa jest obowiązkowa niezależnie od formy płatności.

Zwolnienie nie dotyczy również sprzedaży określonych towarów, np.:

• Sprzętu RTV, AGD, komputerowego
• Perfum i wód toaletowych
• Wyrobów tytoniowych
• Alkoholu
• Nagranych nośników danych

Dla większości drobnych sprzedawców rękodzieła, produktów cyfrowych czy używanych ubrań przez internet – zwolnienie sprawdza się bardzo dobrze i eliminuje potrzebę zakupu kasy fiskalnej, nawet po przekroczeniu progu 20 000 zł.

Co zrobić po przekroczeniu progu – instalacja krok po kroku

Jeśli zbliżasz się do progu 20 000 zł lub już go przekroczyłeś, masz dwa miesiące (licząc od końca miesiąca, w którym przekroczyłeś limit) na rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej.

Przykład: Tomek przekroczył 20 000 zł 15 czerwca 2026 r. Od końca czerwca liczone są 2 miesiące. Kasa musi być zainstalowana i sfiskalizowana najpóźniej 31 sierpnia 2026 r.

Plan działania (8 kroków)

Krok 1: Wybór kasy (1-2 dni)

Wybierz typ kasy fiskalnej dostosowany do Twojej działalności:

• Kasa stacjonarna – dla salonu, gabinetu, sklepu (~600-1500 zł)
• Kasa mobilna / przenośna – dla usług u klienta, targów (~400-1000 zł)
• Kasa wirtualna (oprogramowanie) – obsługiwana przez smartfon/tablet z drukarką fiskalną (~300-800 zł)

Dla NDG z niewielkim wolumenem najczęściej wystarczy kasa wirtualna lub mobilna.

Krok 2: Zakup kasy z homologacją (1-3 dni)

Sprawdź, czy kasa ma decyzję homologacyjną Głównego Urzędu Miar. Tylko homologowane urządzenia są legalne. Lista dostępna na https://www.gum.gov.pl/

Krok 3: Wybór serwisanta (1 dzień)

Każda kasa wymaga autoryzowanego serwisanta. Lista serwisantów dostępna jest u producenta kasy. Serwisant zajmie się fiskalizacją i przeglądami okresowymi.

Krok 4: Złożenie zawiadomienia w urzędzie skarbowym (przed rozpoczęciem ewidencji)

Złóż formularz „Zawiadomienie o miejscu instalacji kasy rejestrującej" w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca prowadzenia działalności. Druk dostępny na podatki.gov.pl.

Krok 5: Instalacja i fiskalizacja (1 dzień)

Serwisant przyjeżdża, instaluje kasę, programuje ją (stawki VAT, nazwy towarów/usług) i wykonuje fiskalizację – jednorazową operację, która aktywuje pamięć fiskalną. Po fiskalizacji nie można już cofnąć stanu kasy.

Krok 6: Zgłoszenie kasy do urzędu skarbowego (7 dni od fiskalizacji)

Złóż formularz „Zgłoszenie danych identyfikacyjnych kasy rejestrującej". To formalny moment, w którym kasa staje się legalnym narzędziem ewidencji.

Krok 7: Rozpoczęcie ewidencji (od dnia fiskalizacji)

Każda sprzedaż dla osoby fizycznej musi być zaewidencjonowana paragonem fiskalnym. Brak paragonu = wykroczenie skarbowe.

Krok 8: Pamiętaj o przeglądach okresowych (co 2 lata)

Kasa wymaga obowiązkowego przeglądu technicznego co 2 lata. Brak przeglądu = ryzyko utraty zwolnienia z VAT i sankcje.

Sankcje za brak kasy fiskalnej

Pominięcie obowiązku zainstalowania kasy fiskalnej to jedno z najpoważniejszych naruszeń podatkowych dla osób prowadzących drobną działalność.

Główna sankcja: utrata prawa do odliczenia 30% VAT

Zgodnie z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT, w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy fiskalnej, naczelnik urzędu skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego od zakupów za okres do momentu rozpoczęcia ewidencjonowania.

W praktyce – nawet jeśli normalnie odliczasz VAT z faktur kosztowych, 30% tej kwoty trafia z powrotem do urzędu.

Kary administracyjne i karne

• Mandat karny skarbowy – do kilku tysięcy złotych (zwykle 1 000–5 000 zł)
• Postępowanie karne skarbowe w przypadku znaczących kwot lub recydywy
• Donaliczenie VAT od sprzedaży, która nie została zaewidencjonowana

Ryzyka pośrednie

• Utrata wiarygodności wobec klientów (brak paragonu = brak gwarancji, prawa zwrotu)
• Problem z reklamacjami (klient nie ma dowodu zakupu)
• Negatywna opinia w razie kontroli
• Utrata zaufania w środowisku branżowym

Praktyczna wskazówka: Jeśli zorientujesz się, że powinieneś mieć kasę, ale jeszcze jej nie masz – nie czekaj do kontroli. Zainstaluj kasę natychmiast i, jeśli jesteś w ramach 2 miesięcy od przekroczenia progu, formalnie nadal jesteś w terminie. Późniejsze tłumaczenia nie pomogą.

Ulga na zakup kasy – do 700 zł zwrotu

Dobra wiadomość: zakup pierwszej kasy fiskalnej częściowo refunduje urząd skarbowy. Ulga wynika z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT.

Wysokość ulgi

• 90% wartości kasy netto, nie więcej niż 700 zł – zwrot z urzędu skarbowego
• Ulga przysługuje tylko na pierwsze kasy zgłoszone przed terminem rozpoczęcia obowiązku
• Ulgę można otrzymać jednorazowo dla każdej kasy

Warunki uzyskania ulgi

Aby otrzymać 700 zł zwrotu, musisz spełnić łącznie 4 warunki:

1. Złożyć zawiadomienie o liczbie kas i miejscu instalacji przed rozpoczęciem ewidencji
2. Rozpocząć ewidencjonowanie w obowiązującym terminie (przed upływem 2 miesięcy od przekroczenia progu)
3. Posiadać dowód zapłaty za kasę (faktura zakupu)
4. Nie utracić prawa do ulgi przez naruszenie przepisów (np. brak przeglądu w terminie)

Jak otrzymać zwrot

Dla NDG (osoby zwolnione z VAT):

• Złóż wniosek VAT-ZZ w urzędzie skarbowym
• Załącz fakturę zakupu kasy + dokument fiskalizacji
• Termin: w miesiącu zgłoszenia kasy lub w kolejnym
• Wypłata: zwykle 30-60 dni od złożenia wniosku

W praktyce kasa za 800 zł netto kosztuje Cię realnie 100 zł po uwzględnieniu ulgi.

Jak pilnować obu progów naraz – aplikacja Bilans

Jednoczesne pilnowanie kwartalnego limitu NDG (10 813,50 zł w 2026, 11 137,50 zł w 2027) i rocznego progu kasy fiskalnej (20 000 zł) w Excelu jest możliwe, ale męczące i podatne na błędy. Wystarczy jedna zapomniana pozycja, żeby nieświadomie przekroczyć jeden z progów.

Aplikacja mobilna Bilans została zaprojektowana wyłącznie pod działalność nierejestrowaną – i jako jedyna w Polsce pokazuje na ekranie głównym oba liczniki jednocześnie:

• Licznik kwartalny NDG – pozostała kwota do przekroczenia w bieżącym kwartale
• Licznik kasy fiskalnej – pozostała kwota do momentu obowiązku instalacji kasy (osobno liczy tylko sprzedaż B2C)

Aplikacja działa offline – Twoje dane finansowe są zapisywane wyłącznie w pamięci telefonu, bez chmury, bez konta użytkownika, bez synchronizacji z zewnętrznymi serwerami. To fundamentalna różnica w porównaniu z chmurowymi programami księgowymi.

Bilans automatycznie:

• Wlicza tylko sprzedaż B2C do progu kasy fiskalnej (sprzedaż dla firm pomija)
• Resetuje licznik kwartalny na początku każdego kwartału
• Ostrzega przy zbliżaniu się do progu

FAQ – najczęstsze pytania

Czy w działalności nierejestrowanej muszę mieć kasę fiskalną od pierwszej sprzedaży?

Co do zasady – nie. Obowiązuje Cię standardowy próg 20 000 zł rocznego obrotu B2C. Wyjątkiem są branże wymienione w § 4 rozporządzenia (m.in. fryzjerstwo, kosmetyka, naprawy pojazdów, usługi prawnicze, lekarskie) – tam kasa jest wymagana od pierwszej usługi.

Ile wynosi limit kasy fiskalnej w 2026 i 2027 roku?

20 000 zł rocznego obrotu B2C (sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych). Limit obowiązuje na podstawie rozporządzenia z 17 grudnia 2024 r. do 31 grudnia 2027 r. – nie zmieni się w tym okresie.

Czy sprzedaż dla firm (B2B) wlicza się do limitu 20 000 zł?

Nie. Limit 20 000 zł dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Faktury wystawione dla firm (B2B) nie wliczają się do tego progu.

Czy korepetytor musi mieć kasę fiskalną?

Korepetycje nie są na liście branż z obowiązkiem kasy od pierwszej sprzedaży. Obowiązuje standardowy próg 20 000 zł. Jeśli Twoja roczna sprzedaż dla osób fizycznych przekroczy ten próg – musisz zainstalować kasę. Większość korepetytorów udzielających lekcji okazjonalnie pozostaje zwolniona.

Czy kosmetyczka prowadząca NDG musi mieć kasę fiskalną?

Tak, od pierwszej usługi. Usługi kosmetyczne i kosmetologiczne są wymienione w § 4 rozporządzenia Ministra Finansów. Niezależnie od formy działalności (NDG czy JDG) i wysokości obrotu – kasa jest obowiązkowa.

Czy fryzjer w NDG musi mieć kasę?

Tak, od pierwszej usługi. Usługi fryzjerskie są na liście branż wyłączonych z jakichkolwiek zwolnień. Dotyczy to również fryzjerów zwierząt (groomerów).

Czy sprzedaż na Etsy wymaga kasy fiskalnej?

Sprzedaż przez platformy internetowe może być zwolniona z kasy fiskalnej, jeśli spełnione są łącznie: (1) płatność dokonywana w całości za pośrednictwem poczty, banku lub systemu płatności online, (2) z dokumentów wynika jednoznacznie, jakiej konkretnej czynności dotyczyła płatność i na czyją rzecz, (3) prowadzisz odpowiednią ewidencję. Sprzedaż gotówkowa na targach nie jest objęta tym zwolnieniem.

Czy mogę używać kasy fiskalnej na smartfonie?

Tak. Od kilku lat istnieją kasy wirtualne – oprogramowanie zainstalowane na smartfonie lub tablecie, połączone z drukarką fiskalną. To popularne rozwiązanie dla mobilnych usług. Cena: ok. 300-800 zł.

Co jeśli przekroczę próg 20 000 zł i nie zainstaluję kasy?

Główna sankcja to utrata 30% prawa do odliczenia VAT od zakupów (art. 111 ust. 2 ustawy o VAT) plus mandat karny skarbowy (zwykle 1 000–5 000 zł). W skrajnych przypadkach – postępowanie karne skarbowe.

Czy paragon z kasy mogę wystawić elektronicznie?

Tak. Od 2020 r. funkcjonują e-paragony – paragony w formie elektronicznej wysyłane na e-mail klienta. Wymaga to kasy z odpowiednią funkcjonalnością (nie każda kasa to obsługuje).

Czy w pierwszym roku NDG limit 20 000 zł jest niższy?

Tak, liczony proporcjonalnie do liczby dni działalności. Jeśli zaczynasz w lipcu, masz do dyspozycji ok. 10 000 zł, a nie pełne 20 000 zł. Wzór: 20 000 × (liczba dni od rozpoczęcia / 365).

Co się dzieje z kasą po zamknięciu działalności?

Musisz zgłosić zakończenie ewidencji w urzędzie skarbowym (formularz). Pamięć fiskalna jest blokowana przez serwisanta. Kasę możesz przechowywać lub złomować po wyrobieniu protokołu.

Czy limit 20 000 zł się zmieni w 2027 lub 2028 roku?

Nie w najbliższym czasie. Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902) utrzymuje ten limit do 31 grudnia 2027 r. Ewentualne zmiany od 2028 r. będą znane po opublikowaniu nowego rozporządzenia (najwcześniej w drugiej połowie 2027 r.).

Czy aplikacja Bilans pomaga w pilnowaniu progu kasy fiskalnej?

Tak – Bilans pokazuje na ekranie głównym dwa liczniki jednocześnie: pozostały limit kwartalny NDG i pozostały limit kasy fiskalnej (20 000 zł). To jedyna aplikacja w Polsce, która monitoruje oba progi naraz, dzięki czemu nie musisz pilnować ich w głowie ani liczyć w arkuszu.

Źródła i podstawa prawna

Wszystkie informacje w tym artykule oparte są na obowiązujących aktach prawnych i oficjalnych źródłach:

• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2024 z późn. zm.) – art. 111 (kasy fiskalne, ulga na zakup, sankcje)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902) – obowiązuje do 31 grudnia 2027 r.
• Ustawa z 6 marca 2018 r. – Prawo Przedsiębiorców (Dz.U. 2025 poz. 1480, 1795, 1826) – art. 5 (działalność nierejestrowana)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 816 z późn. zm.) – warunki techniczne i procedury
• Biznes.gov.pl – serwis informacyjny dla przedsiębiorców: biznes.gov.pl
• Podatki.gov.pl – portal Ministerstwa Finansów
• Główny Urząd Miar (homologacje kas): gum.gov.pl

Podsumowanie

W działalności nierejestrowanej kasa fiskalna w większości przypadków nie jest wymagana, dopóki Twoja sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie przekroczy 20 000 zł rocznie. Wyjątek stanowią branże wymienione w § 4 rozporządzenia z 17 grudnia 2024 r. – m.in. fryzjerstwo, kosmetyka, naprawy pojazdów, usługi prawnicze i lekarskie – w których kasa obowiązuje od pierwszej sprzedaży.

Najważniejsze zasady do zapamiętania:

1. Próg 20 000 zł dotyczy wyłącznie sprzedaży B2C (dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych)
2. W pierwszym roku limit liczony proporcjonalnie do liczby dni sprzedaży
3. Rozporządzenie obowiązuje do 31 grudnia 2027 r. – zasady stabilne przez kolejne lata
4. 2 miesiące na instalację kasy po przekroczeniu progu (licząc od końca miesiąca przekroczenia)
5. Lista branż z obowiązkiem od pierwszej sprzedaży jest sztywna – nie ma wyjątków
6. Limit NDG i próg kasy to dwa odrębne progi – pilnujesz obu
7. Sprzedaż online z płatnością bezgotówkową może być zwolniona z kasy nawet po przekroczeniu 20 000 zł
8. Ulga na zakup: do 700 zł zwrotu z urzędu skarbowego

Najwygodniejszym sposobem monitorowania obu progów jednocześnie jest aplikacja mobilna Bilans – pokazuje na ekranie głównym oba liczniki, pozwala na bieżąco kontrolować status i działa w pełni offline (dane przechowywane wyłącznie w pamięci telefonu).